Wpis do ewidencji działalności gospodarczej
Podjęcie działalności gospodarczej przez osoby fizyczne, w tym również wykonujące działalność gospodarczą na podstawie koncesji i zezwoleń, wymaga zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej (plik do pobrania)

• oznaczenie przedsiębiorcy, czyli imię i nazwisko właściciela, nazwę firmy, pesel o ile taki posiada,
• oznaczenie miejsca zamieszkania i adresu przedsiębiorcy, jak również adresu zakładu głównego oddziału lub innego miejsca,
• oznaczenie przedmiotu działalności zgodnie z Polską Klasyfikacją Działalności (PKD).
• datę rozpoczęcia wykonywania działalności.
  

Wpis do ewidencji kosztuje 100 zł, a opłata za zmianę wpisu wynosi 50 zł. Rada Miasta może jednak wprowadzić zwolnienie od tych opłat.

Zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności organ ewidencyjny doręcza z urzędu przedsiębiorcy, nie później niż w terminie 14 dni od dnia zgłoszenia. 

Decyzję o odmowie dokonania wpisu otrzymuje się, gdy:

• zgłoszenie dotyczy działalności gospodarczej nieobjętej przepisami ustawy, 
• głoszenie zawiera braki formalne, które mimo wezwania nie zostały usunięte w wyznaczonym terminie,
• prawomocnie orzeczono zakaz wykonywania określonej w zgłoszeniu działalności gospodarczej przez przedsiębiorcę. 
  

Przedsiębiorca jest obowiązany zgłaszać organowi ewidencyjnemu zmiany stanu faktycznego i prawnego odnoszące się do przedsiębiorcy i wykonywanej przez niego działalności gospodarczej, objęte danymi zawartymi w zgłoszeniu do ewidencji i powstałe po dniu dokonania wpisu do ewidencji działalności gospodarczej, w terminie 14 dni od dnia powstania tych zmian, a także informację z zaprzestaniu wykonywania działalności gospodarczej.

Wraz ze zgłoszeniem do ewidencji działalności gospodarczej, w urzędzie można obecnie złożyć także:

• wniosek o wpis do krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej (numer REGON) oraz
• zgłoszenie identyfikacyjne lub aktualizacyjne NIP. 
  

Potrzebne druki można uzyskać na miejscu w urzędzie i dołączyć do nich dołączyć wymagane dokumenty. Organ urzędu ma obowiązek w ciągu 3 dni od dokonania wpisu do ewidencji działalności gospodarczej przesłać te wnioski do właściwych urzędów (urzędu statystycznego oraz wskazanego urzędu skarbowego) wraz z zaświadczeniem o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej.

REGON

Każdy przedsiębiorca ma swój numer REGON, czyli dziewięciocyfrowy niepowtarzalny numer w rejestrze podmiotów gospodarki narodowej, prowadzonym do celów statystycznych. Nadaje go Urząd Statystyczny województwa, po złożeniu przez przedsiębiorcę wniosku na formularzu RG - 1. Wniosek ten można złożyć samodzielnie lub za pośrednictwem urzędu miasta.

Do wniosku składanego samodzielnie trzeba dołączyć odpis, wyciąg lub zaświadczenie z ewidencji działalności gospodarczej, potwierdzające podjęcie działalności gospodarczej (przy składaniu wniosku może okazać się niezbędne przedłożenie oryginałów do wglądu).

Zaświadczenie o wydaniu REGON wydawane jest w ciągu 7 dni od daty złożenia wniosku (najczęściej jest ono wydawane "od ręki" bezpośrednio przy składaniu wniosku). Uzyskanie statystycznego numeru REGON jest bezpłatne.

Rejestracja i aktualizacja NIP

Każdy przedsiębiorca powinien posiadać swój Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP). Numer ten otrzymuje się tylko raz i jeśli przedsiębiorca posiadał już swój NIP, to rozpoczynając indywidualną działalność gospodarczą nie musi (a wręcz nie może) występować o jego nadanie odrębnie dla swojej firmy. Przedsiębiorca ma obowiązek używać dotychczasowego numeru. Trzeba jednak zaktualizować dane objęte zgłoszeniem identyfikacyjnym - zgłaszając fakt rozpoczęcia działalności Urzędowi Skarbowemu w ciągu 14 dni. Służy do tego specjalny druk NIP-1 wraz załącznikami (NIP-1A, NIP-B, NIP-C).

Jeśli przedsiębiorca nie ma jeszcze numeru NIP, to powinien go uzyskać zanim rozpocznie sprzedaż towarów lub świadczenie usług. Bardzo ważne jest aby, zgłoszenie złożyć we właściwym urzędzie skarbowym:

• podatnicy VAT, nie korzystający ze zwolnienia od tego podatku - składają je w urzędzie właściwym w sprawach rozliczenia podatku VAT,
• spółki osobowe, korzystające ze zwolnienia od VAT - składają je w urzędzie właściwym ze względu na siedzibę lub miejsce wykonywania działalności,
• pozostali podatnicy będący podatnikami podatku dochodowego - składają je w urzędzie właściwym w sprawach tego podatku. 
  

Zgłoszenie NIP

W zgłoszeniu NIP osoby fizyczne podają: nazwisko, imiona, imiona rodziców, datę i miejsce urodzenia, płeć, nazwisko rodowe, obywatelstwo lub obywatelstwa, adres miejsca zamieszkania, adres miejsca zameldowania na pobyt stały lub czasowy, rodzaj i numer dowodu tożsamości oraz numer ewidencyjny PESEL.

Jeśli dane te ulegną zmianie trzeba zaktualizować zgłoszenie nie później niż w terminie 14 dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana.

Przedsiębiorca rozliczający VAT ma obowiązek podawać NIP na fakturach oraz w ofertach. Wszyscy podatnicy muszą podawać NIP na wszelkich dokumentach związanych z wykonywaniem zobowiązań podatkowych (np. deklaracjach podatkowych) i nie podatkowych należności budżetowych, pobieranych przez organy podatkowe lub celne. NIP trzeba także podawać na żądanie: organów administracji rządowej i samorządowej, organów kontroli skarbowej, przedstawicieli Najwyższej Izby Kontroli, banków, stron czynności cywilnoprawnych, płatników oraz inkasentów podatków i nie podatkowych należności budżetowych.

Pieczątka

Wprawdzie obowiązek posiadania pieczątki nie wynika z żadnych przepisów prawa, jednak wykonanie pieczątki może się okazać niezbędne w trakcie załatwiania formalności, związanych z założeniem własnej firmy.

Wszelkie dotychczas omówione etapy postępowań rejestracyjnych mogą być dokonane bez korzystania z pieczątki. Natomiast w praktyce banków, związanej z założeniem przez firmę rachunku bankowego, brak pieczątki może okazać się przeszkodą nie do pokonania.

Konto bankowe

Założenie rachunku bankowego jest dla przedsiębiorców obowiązkowe. Są oni zobowiązani do bezgotówkowego obrotu na mocy ustaw.

Zgodnie z art. 22 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku bankowego przedsiębiorcy w każdym przypadku gdy, stroną transakcji, z której wynika płatność jest inny przedsiębiorca oraz jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza równowartość 15 000 euro przeliczonych na złote według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski ostatniego dnia miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym dokonano transakcji.

Przedsiębiorca będący członkiem spółdzielczej kasy oszczędnościowo - kredytowej może realizować obowiązek opisany powyżej za pośrednictwem rachunku w tej spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej.

Przedsiębiorca wykonujący działalność gospodarczą w zakresie wykonywania i pośrednictwa w realizowaniu przekazów pieniężnych w obrocie zagranicznym stosuje odpowiednio przepisy art. 63g i 111 ust. 1 pkt 7 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Prawo bankowe (Dz.U. z 2002 r. Nr 72, poz. 665, z późn. zm.).

Założenie rachunku bankowego oznacza konieczność podpisania umowy z bankiem. Bank żąda z reguły przedstawienia oryginałów oraz sporządzenia kopii wszelkich możliwych dokumentów uzyskanych w trakcie rejestracji firmy oraz pieczątki. Bank wymaga, aby do zawarcia umowy została dostarczona decyzja o nadaniu numeru NIP.

Wizyta w Urzędzie Skarbowym

Nawet jeśli przedsiębiorca złoży w Urzędzie Miasta zgłoszenie identyfikacyjne lub aktualizacyjne to i tak musi udać się do Urzędu Skarbowego aby uzupełnić formularz NIP o nadany REGON i numer konta bankowego oraz aby złożyć zawiadomienie o wyborze formy opodatkowania podatkiem dochodowym i poinformować urząd o zaprowadzeniu stosownych ewidencji podatkowych. Poza tym, jeśli przedsiębiorca ma być podatnikiem VAT musi też zarejestrować się dla celów tego podatku.

Każdy podatnik, który od początku działalności będzie płacić VAT (nie korzystając z żadnego zwolnienia) ma obowiązek złożyć w urzędzie skarbowym zgłoszenie rejestracyjne dla celów tego podatku. Zgłoszenie rejestracyjne VAT składa się na osobę fizyczną lub spółkę, najpóźniej w dniu poprzedzającym dzień rozpoczęcia sprzedaży towarów lub świadczenia usług, w urzędzie skarbowym właściwym w sprawach VAT. Służy do tego specjalny druk VAT-R (lub dodatkowo VAT-R/UE - druk zgłoszenia w zakresie transakcji wewnątrzwspólnotowych składany razem z drukiem VAT-R). Aby móc się zarejestrować, prócz złożenia prawidłowo wypełnionego druku trzeba uiścić opłatę skarbową w wysokości 152 zł. Urząd potwierdza zgłoszenie, wydając w tej sprawie decyzję administracyjną (VAT-5 lub VAT-5/UE). Jeśli dane objęte tym zgłoszeniem zmienią się, trzeba je zaktualizować w terminie 7 dni.

Dopuszczalne formy opodatkowania:

• zasady ogólne - księgowość pełna - zgodnie z ustawą o rachunkowości, 
  
• asady ogólne - podatkowa księga przychodów i rozchodów,
• ryczałt od przychodów ewidencjonowanych,
• karta podatkowa. 
  

Należy prowadzić wszystkie wymagane przez ustawę o rachunkowości ewidencje księgowe przy tych formach opodatkowania.
Wizyta w ZUS

Po załatwieniu wszystkich spraw w Urzędzie Skarbowym, przedsiębiorca musi powiadomić w ciągu 7 dni Zakład Ubezpieczeń Społecznych o rozpoczęciu prowadzenia działalności składając odpowiedni formularz ( ZUS ZFA lub ZUS ZPA - zgłoszenie płatnika składek, ZUS ZUA i ZUS ZZA - zgłoszenie ubezpieczonego do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego). Przedsiębiorca ma obowiązek opłacania składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenia zdrowotne, zarówno za siebie, jak i za pracowników.

Wizyta w Państwowej Inspekcji Pracy

Państwowa Inspekcja Pracy jest organem kontrolnym powołanym do nadzoru, kontroli i przestrzegania prawa pracy, w szczególności przepisów i zasad bezpieczeństwa higieny pracy.

W celu rozpoczęcia działalności, pracodawca jest zobowiązany w terminie 14 dni od rozpoczęcia tej działalności, zawiadomić na piśmie właściwego inspektora pracy i właściwego państwowego inspektora sanitarnego o:

• miejscu, 
• odzaju,
• zakresie prowadzonej działalności,
• przewidywanej liczbie pracowników
  

Powinien również złożyć pisemną informację o środkach i procedurach przyjętych dla spełnienia wymagań wynikających z przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy dotyczących danej dziedziny działalności.

Rozpoczęcie działalności, w rozumieniu tego przepisu oznacza, chwilę zatrudnienia pierwszego pracownika - wtedy to właśnie podmiot zatrudniający uzyskuje przymiot pracodawcy.

Wzór formularza zgłoszeniowego do pobrania

Państwowa Inspekcja Pracy udziela bezpłatnie porad w zakresie prawa pracy oraz przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy. W razie wątpliwości lub niezrozumienia pewnych przepisów, można zawsze zgłosić się o pomoc do odpowiednich oddziałów PIP. Lista adresów i numerów kontaktowych jest dostępna na stronie internetowej PIP ww.oip.pl

Państwowa Inspekcja Sanitarna

W ciągu 14 dni od daty rozpoczęcia działalności gospodarczej przedsiębiorca powinien zawiadomić na piśmie Państwowego Inspektora Sanitarnego w Powiatowej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej o miejscu, rodzaju i zakresie prowadzonej działalności oraz o przewidywanej liczbie pracowników.

Wniosek zgłoszeniowy powinien także zawierać informację o środkach i procedurach przyjętych dla spełnienia wymagań wynikających z przepisów i higieny pracy, które dotyczą rodzaju prowadzonej działalności. Państwowy Inspektor Sanitarny wymaga także zawiadamiania o zmianach miejsca, rodzaju i zakresu prowadzonej działalności, a zwłaszcza o zmianach technologii lub profilu produkcji. Sanepid należy także informować o zaprzestaniu działalności lub likwidacji zakładu pracy. Pracodawca musi rejestrować wszystkie rodzaje prac w kontakcie z substancjami i czynnikami, które działają rakotwórczo lub określonymi w wykazach jako substancje i czynniki o prawdopodobnym działaniu rakotwórczym.

Państwowa Inspekcja Sanitarna zajmuje się:

• zapobiegawczym nadzorem sanitarnym (np. uzgadnianiem pod względem wymagań higienicznych i zdrowotnych planów zagospodarowania przestrzennego, projektów budynków oraz dopuszczaniem ich do użytku),
• bieżącym nadzorem sanitarnym, czyli kontrolą przestrzegania przepisów, które określają wymagania higieniczne i zdrowotne,
• wydawaniem opinii co do zgodności realizowanych przedsięwzięć i inwestycji z warunkami sanitarnymi obowiązującymi w Unii Europejskiej,
• nadzorem i kontrolą przestrzegania zasad, przepisów higieny pracy i warunków środowiska pracy.
  

Przedsiębiorca rozpoczynający działalność gospodarczą może otrzymać wszelkie informacje na temat wymagań, jakie powinien spełnić z punktu widzenia zagadnień higienicznych i sanitarnych w Powiatowych Stacjach Sanitarno-Epidemiologicznych na terenie zamieszkania.